Oficinas Virtuales

La próxima generación de tecnología de comunicación de oficina

Por Ethan Murray de Havard Bussiness Review

Smartphone, Mano, Fotomontaje

La mayoría de los trabajadores con mayor conocimientos en 2020 están familiarizados con herramientas de realidad mixta como Zoom, Teams y Slack que les permiten reunirse en ubicaciones virtuales. Al fusionar mundos reales y virtuales para producir nuevos entornos, los empleados que confiaron en las interacciones en la oficina en persona tan recientemente como hace nueve meses ahora se reúnen en islas tropicales virtuales, virtualmente se “paran” frente a presentaciones transmitidas por todo el mundo o mantienen bromas y espíritu de equipo con GIF y emojis oportunos mezclados en sus mensajes de la jornada laboral.

Pero estas experiencias son solo la punta del iceberg de las ofertas de realidad mixta. Las tecnologías de realidad aumentada se han convertido en características habituales en las ofertas de productos, a lo largo de las líneas de montaje e incluso en las cirugías. Ahora, con el 42 por ciento de los empleados estadounidenses a tiempo completo trabajando desde casa en el futuro previsible mientras persiste la pandemia, las nuevas formas de tecnologías de realidad mixta están creando sustitutos virtuales convencionales para las oficinas y redefiniendo el futuro del trabajo en el proceso.

Estas nuevas aplicaciones de realidad mixta pueden ayudar a las empresas a reducir costos y aumentar los ingresos. Muchas empresas con las que trabajamos las están utilizando para reducir el espacio de sus oficinas en el mundo real en aproximadamente un tercio en promedio y energizar a los empleados lejanos, muchos de los cuales ya son más productivos mientras trabajan desde casa sin desplazamientos.

A largo plazo, las empresas utilizarán la realidad mixta para crear condiciones de colaboración e innovación a distancia que sean tan buenas o incluso mejores que las presenciales. A continuación se presentan tres áreas clave en las que vemos versiones iniciales de lo que podrían llamarse “colaboraciones” multidimensionales que están mejorando la productividad y la colaboración de los trabajadores del conocimiento.

Oficinas virtuales
Casi una década antes de que ocurriera la pandemia, los pioneros de la tecnología comenzaron a utilizar “portales” de video en pantalla grande para conectar las oficinas satélite con  otras  a través de transmisiones de video informales y siempre activas. A medida que esta tecnología evolucionó, las grandes corporaciones comenzaron a experimentar con vecindarios virtuales para mantener a sus equipos conectados a nivel mundial.

La razón: cuando los miembros del equipo distribuidos no se podían ver, se sentían desconectados y aislados. La falta de encuentros fortuitos daña no solo su moral, sino también su capacidad para colaborar e innovar.

Ahora, los equipos de algunas de las empresas minoristas y de servicios financieros más grandes del mundo se reúnen en oficinas virtuales utilizando programas de realidad mixta como Sneek y Pukkateam. Estos crean una sensación de unión al mostrar a los colegas en mosaicos con instantáneas actualizadas periódicamente, para que sepan quién está en su escritorio, en una llamada o tomando un café y quizás para conversar.

Con un clic del mouse, los compañeros de equipo pueden convertir instantáneamente una instantánea en una videollamada en vivo, eliminando la carga de configurar videoconferencias. Mientras tanto, los mensajes de chat del equipo con un flujo constante de emojis, actualizaciones de estado (“¡tengo que conectar al niño con la escuela!”) Y bromas respaldadas por GIF mantienen la atmósfera de trabajo divertida, amigable y abierta. Para los equipos que prefieren no mostrar sus imágenes reales durante todo el día, otros programas como Sococo confían en los avatares para reunir a los empleados de todos los continentes en oficinas virtuales ilustradas con salas de conferencias, áreas de espera para invitados y despensas.

Grupos focales virtuales
También está creciendo la demanda de grupos focales virtuales impulsados por inteligencia artificial que permitan a las empresas ir más allá de lo posible en las salas de conferencias físicas. Los entornos virtuales creados por plataformas como Remesh permiten a las empresas aprovechar los tipos de información obtenida de pequeños grupos focales, pero a la escala de encuestas digitales masivas, sin el inconveniente de capturar solo comentarios unidireccionales.

Las empresas utilizan estas plataformas para realizar estudios de mercado. Recopilan y resumen las vistas anónimas de hasta 1000 participantes sobre un tema o concepto de nuevo producto. Equipados con un motor de inteligencia artificial y voto a favor que agrupa y agrega respuestas, los facilitadores también pueden reaccionar y adaptar la discusión en tiempo real para explorar ideas a medida que surgen.

El anonimato y la escala de la plataforma en línea permiten a los gerentes escuchar más voces, incluidas aquellas que normalmente no hablarían en persona. Participaron más empleados, ya que los compañeros validaron libremente las observaciones de los demás. Un participante dijo que “nunca antes se había sentido escuchado esto”. Los datos cuantificables, las citas y los temas reveladores proporcionados por el motor de inteligencia artificial de la plataforma mostraron que el comportamiento inapropiado no estaba aislado en los bolsillos de la empresa, lo que convenció al equipo de liderazgo del banco para que se comprometiera a mejorar la diversidad y la inclusión.

Colaboración virtual
Por último, las empresas están recurriendo a entornos de realidad mixta como una solución para ejecutar proyectos e intercambiar ideas sobre innovaciones. Cuando golpeó la pandemia, muchas empresas se vieron obligadas a congelar proyectos e investigación y desarrollo porque no pudieron convocar a las personas involucradas en persona.

Pero algunos no perdieron el ritmo y recurrieron a herramientas de colaboración como notas adhesivas en línea, pizarras digitales compartidas y coedición en vivo de wikis, diapositivas y documentos para unir a las personas. Un banco con el que trabajamos este verano, por ejemplo, descubrió que podía diseñar y lanzar una nueva línea de negocio de banca digital y un producto en un espacio de trabajo virtual también, y en una fracción del tiempo, como lo había hecho un año antes para otro producto, cuando reunieron personas para hacer una lluvia de ideas.

Una de las principales razones de este éxito fue que la combinación de video, voz, chat y herramientas de colaboración creó más oportunidades para que todos los miembros del equipo contribuyan, en lugar de ser apabullados por aquellos con voces fuertes o una presencia contundente, o si simplemente se perdieron la sesión porque no podían volar. Con una mayor representación en la sala virtual, los equipos pudieron realizar soluciones mejores y más holísticas de una manera que antes no ocurría.

Se compartieron y revisaron más ideas simultáneamente en herramientas de colaboración de varios editores que si todas tuvieran que fluir a través de un facilitador en vivo en una pizarra. Y los resultados se formatearon instantáneamente y fueron digitales, por lo que pudieron usarse inmediatamente en informes y documentación, a diferencia de otra foto críptica de pizarra.

Reinos de realidad mixta
Estamos empezando a ver cómo será el futuro del trabajo de realidad mixta. Hace un año, nadie hubiera creído que trabajaríamos desde casa a la escala que tenemos ahora. Sin embargo, prácticamente todas las grandes corporaciones con las que hablamos hoy piden innovaciones para hacer que el trabajo virtual sea sostenible y productivo.

Esto impulsará la próxima ola de realidad mixta, con soluciones como herramientas de inteligencia artificial que pueden crear rotaciones óptimas de encuentros “fortuitos” entre equipos y funciones; pizarrones inteligentes domésticos asequibles y pantallas de varios monitores grandes que trasladarán la colaboración virtual de las pantallas de los portátiles a un formato de tamaño completo más envolvente; Impresoras 3-D que permitirán a los equipos de diseño probar físicamente prototipos en todo el mundo desde sus oficinas en casa; y para las cosas que no se pueden producir en casa, entregas rápidas a domicilio a través de la ciudad mediante drones de suministros virtuales de happy hour como kits de pintura y vino.

Al igual que las llamadas granuladas de Skype de 2010 que precedieron al boom de Zoom de hoy, las tecnologías de realidad mixta que se están volviendo populares en la actualidad probablemente serán superadas con creces en el futuro cercano. Dentro de diez años, veremos la cosecha actual de oficinas virtuales, grupos focales y herramientas de colaboración con el mismo desdén que tenemos ahora por las llamadas telefónicas crujientes.

 

Esta es una traducción y adaptacion de https://hbr.org/2020/10/the-next-generation-of-office-communication-tech